Eigentlich gibt´s da wenig zu deuteln und diskutieren:

Die GoBD schreibt vor, dass steuerlich relevante eMails archiviert werden müssen.

Steuerlich relevant sind:

  • Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
  • Buchungsbelege,
  • sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind,

sowie Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

E-Mails ohne steuerlich relevante Inhalte brauchen nach den steuerrechtlichen Vorschriften weder archiviert noch für den Datenzugriff vorgehalten zu werden. Allerdings ist nicht klar geregelt, wann Inhalte steuerlich relevant sind.

Mehr zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) finden sich z. B. auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de).

Im Rahmen der revisionssicheren E-Mail-Archivierung müssen die E-Mails einschließlich der angehängten Dateien

  • vollständig
  • manipulationssicher
  • jederzeit verfügbar und
  • maschinell lesbar
    über die Dauer der Aufbewahrungsfrist in digitaler Form abgelegt werden. Das schreibt das Gesetz vor.

Wichtig: ein Verschieben von Mails nach Erhalt in Ordner genügt nicht (ist nicht manipulationssicher). Mails müssen unmittelbar bei Zustellung archiviert werden.

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